Kontrola finansów w spółce z.o.o. Zarządzanie finansami w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) to skomplikowany proces. Aby lepiej zrozumieć tę kwestię, rozpocznijmy od podstaw. Terminy „kontrola” i „nadzór” często są używane zamiennie, ale ich znaczenie nie jest identyczne. Pierwszy z tych terminów oznacza daje nam możliwość żądania informacji i wyjaśnień. Podczas gdy nadzór się z prawem podejmowania decyzji. Różnice między nimi można wyjaśnić na przykładzie spółki z o.o.
Uprawnienia kontrolne wspólników w spółce z o.o.:
Zgodnie z brzmieniem artykułu 212. § 1 Kodeksu spółek handlowych „wspólnicy spółki z o.o. mają prawo do indywidualnej kontroli spraw firmy.” Uprawnienie to odzwierciedla możliwość sprawdzania księgi i dokumentów finansowych firmy. Wspólnik ma też prawo przygotować bilanse dla własnych potrzeb lub żądać informacji od zarządu. .
W jakich sytuacjach wspólnicy spółki z o.o. mają ograniczone uprawnienia kontrolne?
Prawa kontrolne nie pozwalają wspólnikom na dowolne wykorzystywanie uzyskanych informacji. Zakazane jest ujawnianie poufnych danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Obejmuje to niejawne informacje typu know-how, organizacyjne oraz te o wartości ekonomicznej. Zarząd może odmówić udostępnienia takich informacji, Głównym powodem może być podejrzenie o złe zamiary i wykorzystanie informacji w złej wierze. Mimo wszystko wspólnik ma prawo wystąpić do sądu rejestrowego i żądać od zarządu wyjaśnień i umożliwienia wglądu w dokumenty lub dostępu do tych dokumentów.
Ustanawianie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej
Choć nie jest to obowiązkowe, istnieją sytuacje, w których konieczne jest ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Dotyczy spółek w których liczba wspólników równa jest co najmniej 25. Ponad to kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 złotych, a
Rozbieżności w dokumentach – czy wspólnicy mogą żądać wyjaśnień od zarządu?
Wspólnik ma prawo do przeglądania ksiąg i dokumentów spółki z o.o., takich jak bilanse, rachunki zysków i strat, przepływy gotówkowe, umowy firmowe, korespondencja, akta sądowe oraz decyzje i pisma organów administracyjnych lub skarbowych. Wspólnik ma także prawo żądać wyjaśnień od zarządu w przypadku wątpliwości lub rozbieżności w dokumentach. Jednak takie prawo nie ma zastosowania wobec innych organów spółki ani jej pracowników. Wspólnik, który nie jest wystarczająco zaznajomiony z rachunkowością lub prawem, może wyznaczyć osobę do dokonywania takiej kontroli, na przykład prawnika lub księgowego, ale ta osoba może to robić tylko w obecności wspólnika.
Uprawnienia kontrolne komisji rewizyjnej:
Kontrolę nad spółką z o.o. może również sprawować komisja rewizyjna. Jest to organ składający się z co najmniej 3 członków, powoływanych i odwoływanych na takich samych zasadach jak rada nadzorcza, czyli uchwałą wspólników. Komisja dokonuje oceny działalności zarządu i sprawozdań finansowych spółki za ubiegły rok obrotowy. Przygotowuje również coroczne pisemne sprawozdania z wyników swojej oceny. Warto zaznaczyć, że rada nadzorcza działa cały czas, podczas gdy komisja rewizyjna działa okresowo, zwykle na koniec roku obrotowego. Nie ma jednak uprawnienia wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia firmy.
Planowanie finansowe w spółce z o.o.:
Prowadzenie spółki z o.o. wiąże się z określonymi obowiązkami dotyczącymi raportowania i rejestracji. Raz w roku trzeba złożyć dokumenty finansowe firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym, zorganizować zwyczajne zgromadzenie wspólników i przygotować roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności firmy. Jeśli w spółce zaszły zmiany, konieczne jest również zaktualizowanie danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych oraz w urzędzie skarbowym. Wszelkie wątpliwości związane z obowiązkami finansowymi w spółce z o.o. warto skonsultować z firmą księgową specjalizującą się w obszarze płacowo-kadrowym.
Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, informacje dodatkowe, a jeśli spółka przekracza określone progi, także zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Sprawozdanie to musi mieć formę elektroniczną i być zgodne z formatem dostępnym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Sprawozdanie finansowe podpisuje zarząd oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Czytaj też: Przekształcam JDG w spółkę z o.o.
Jeśli dotyczą Cię te kłopoty zapewne szukasz oszczędności. Polecam zatem nasz wirtualne biura we Wrocławiu, Poznaniu i Krakowie, zredukujesz koszty administracji i wynajmu.
Budżetowanie:
Warto również zaznaczyć, że w zarządzaniu finansami spółki z o.o. istotną rolę odgrywa budżetowanie. Polega to na określeniu celów na podstawie planu strategicznego i prognoz rozwoju, a także na monitorowaniu budżetów pod względem formalnym, analizowaniu ewentualnych odchyleń i tworzeniu ogólnego budżetu przedsiębiorstwa. Budżetowanie pomaga w podejmowaniu optymalnych decyzji i zwiększa efektywność działań. Dodatkowo umożliwia lepsze przewidywanie zagrożeń i przygotowanie planów działania na różne okoliczności. Poprawia także proces planowania i budżetowania poprzez szybkie wykrywanie czynników wpływających na odchylenia od założonych planów.