Przetwarzanie danych osobowych, a cywilnoprawne formy zatrudnienia. Na obecną chwilę obowiązujące przepisy nie określają jednoznacznie zakresu danych osobowych, które są konieczne przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej. W poradnika dla pracodawców z października 2018 roku wydanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych możemy się dowiedzieć że, że podmiot zatrudniający musi dokonać analizy, które dane przyszłego pracownika są niezbędne do zawarcia umowy, jej realizacji i spełnienia obowiązków wynikających z umowę. Mówimy tu na przykład o wypłacie wynagrodzenia czy opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne.
Podmiot zatrudniający jest jednak zobowiązany przestrzegać przepisów zawartych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku. Nie ma więc pełnej swobody w zakresie pozyskiwania danych osobowych. Firma musi kierować się zasadą ograniczenia celu przy przetwarzaniu danych oraz minimalizacji danych.
Dane dotyczące przedsiębiorcy
Działalność gospodarczą prowadzimy w celach zarobkowych. Ma więc ona charakter zorganizowany, jest wykonywana w naszym imieniu i na nasz rachunek. Załóżmy, że zawrzemy umowę z inną osobą, która także prowadzi działalność gospodarczą. Która zatem strona kontraktu jest silniejsza? W tej relacji nie ma strony silniejszej. Obie strony umowy są podmiotami profesjonalnymi, obie są równe. Zatem powinny wspólnie określić zakres potrzebnych im dane. Nie może być jednak do wolności, ponieważ strony muszą kierować się zasadami celowości i minimalizacji danych.
Jeśli nie chcesz marnować czasu stojąc w korkach, by dojechać do biura poszukaj innego rozwiązania. Polecam zatem nasz wirtualne biura we Wrocławiu, Poznaniu i Krakowie, zredukujesz koszty administracji i wynajmu.
Przeczytaj o: Rezygnacja z PPK
Przetwarzanie danych osobowych, a cywilnoprawne formy zatrudnienia. –
Dane współpracowników
Dane osobowe dotyczące współpracowników określa preambuła rozporządzenia o ochronie danych osobowych czyli rodo. Zgodnie z przepisami rodo dane osobowe przechowywane są przez pracodawcę nie dłużej niż to jest niezbędne do ich przetwarzania. Określając czas przechowywania danych osobowych współpracowników, zatrudniający musi wziąć pod uwagę:
- okres trwania umowy,
- obowiązki wynikające z przepisów prawa,
- okres ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z umową.
Pamiętajmy, że każde podjęcie działań wynikające z umowy wymaga przetwarzania danych osobowych. To samo dotyczy danych zebranych ze względu na ciążące obowiązki prawne. Mówimy tu na przykład o zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Pomimo, że zatrudnienie na umowę zlecenia czy o dzieło nie wiąże się z zamkniętym katalogiem danych, o które pracodawca prosi pracownika to przetwarzanie danych osobowych w przypadku cywilnoprawnych form zatrudnienia, nie jest wcale takie proste. Głównie dlatego, że takich form zatrudnienia jest wiele. W związku z tym, każdej sytuacji trzeba odrębnie rozpatrywać zbiór danych osobowych, których pozyskanie i przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się konkretnej umowy. Co ważne musimy pamiętać o zasadzie integralności i poufności danych osobowych. W związku z nią przetwarzanie danych osobowych osób wykonujących pracę na podstawie umowy o dzieło czy zlecenia odbywać się tak, by zagwarantować przede wszystkim bezpieczeństwo danych. Jeśli przechowujesz umowę zlecenia, zawierającą dane osobowe zleceniobiorcy oraz dokumentację płacową to musisz mieć pewność że dostęp do tych danych mają tylko i wyłącznie osoby upoważnione. Co więcej będą z niej korzystały w ściśle określonym celu, na przykład, by rozliczyć wynagrodzenia.
Szukasz wirtualnego biura? Zerknij na strony naszych partnerów!
Wirtualne Biuro Poznań
Wirtualne Biuro Kraków
Szukasz czegoś we Wrocławiu?